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व्यय खाता
"expense account" शब्द की उत्पत्ति 19वीं शताब्दी के अंत में व्यापार और वित्तीय लेनदेन के संदर्भ में हुई थी। उस समय, व्यवसाय अपने कर्मचारियों को प्रीपेड खाते जारी करते थे, जिन्हें "पेटी कैश" या "पेटी कैश बॉक्स" के रूप में जाना जाता था। इन खातों का उपयोग कर्मचारियों को कंपनी के दैनिक संचालन के दौरान होने वाले विभिन्न खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए किया जाता था। जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ने लगे, उन्हें अपने खर्चों को अधिक सख्ती से ट्रैक करने और नियंत्रित करने के महत्व का एहसास होने लगा। जवाब में, "expense account" की अवधारणा पेश की गई। अनिवार्य रूप से, यह एक कंपनी द्वारा वित्त पोषित खाता था जो कर्मचारियों की ओर से यात्रा, मनोरंजन और भोजन जैसे विशिष्ट व्यवसाय-संबंधित खर्चों का भुगतान करने के लिए समर्पित था। व्यय खाते का उद्देश्य दोहरा था। सबसे पहले, यह कर्मचारियों को अपने कर्तव्यों का पालन करते समय अपने खर्चों को पूरा करने के लिए आवश्यक धन प्रदान करता था, बिना उन्हें अपनी जेब से पैसे खर्च करने की आवश्यकता के। दूसरे, इसने कंपनी को इन सभी खर्चों का सटीक रिकॉर्ड रखने में सक्षम बनाया, जिससे उन्हें उनका विश्लेषण और अधिक कुशलता से प्रबंधन करने की अनुमति मिली। शब्द "expense account" आज भी आम उपयोग में है, दोनों व्यवसायों के संदर्भ में और अधिक सामान्य वित्तीय संदर्भों में। यह कुछ प्रकार की लागतों को कवर करने के लिए एक समर्पित निधि का वर्णन करने के लिए एक स्पष्ट और आसानी से समझने योग्य तरीका दर्शाता है, जो कि अधिक सामान्य "छोटी नकदी" या "छोटी नकदी बॉक्स" के विपरीत है।
सेल्स एग्जीक्यूटिव ने पिछले महीने अपनी व्यावसायिक यात्रा के लिए व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत की, जिसमें उड़ान, होटल और भोजन के लिए उसके व्यय खाते में किए गए खर्च शामिल थे।
अपने खर्चों पर नजर रखने के लिए, वित्त विभाग ने सभी कर्मचारियों से उनकी नौकरी की भूमिका के आधार पर हर सप्ताह या हर दो सप्ताह में एक विस्तृत व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत करने की अपेक्षा की, जिसमें सभी रसीदें सहेज ली गईं और कंपनी के व्यय खाते से किसी भी व्यय की प्रतिपूर्ति करने से पहले समीक्षा और सत्यापन के लिए लेखा टीम को प्रस्तुत की गईं।
कंपनी का व्यय खाता कर्मचारियों द्वारा अपने कर्तव्यों के दौरान किए गए सभी वैध खर्चों को कवर करता है, जिसमें सम्मेलन शुल्क, यात्रा व्यय और ग्राहकों के साथ भोजन शामिल हैं।
किसी निश्चित राशि से अधिक व्यय को व्यय खाते में डालने से पहले कंपनी के प्रबंधन की स्वीकृति आवश्यक होती है।
संगठन के लिए व्यय को अनुकूलित करने के लिए, कंपनी नियमित रूप से अपनी व्यय नीतियों की समीक्षा करती है और आवश्यक समायोजन करती है, जिसमें कर्मचारी प्रतिपूर्ति और कर्मचारी व्यय खातों में योगदान की आवश्यकता भी शामिल है।
कंपनी की व्यय लेखा टीम नीतियों और बजट बाधाओं के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारियों द्वारा किए गए सभी खर्चों पर नज़र रखती है, साथ ही जहां भी संभव हो, खर्चों को कम करने के लिए संभावित बचत की पहचान करती है।
कुछ ऊपरी व्यय, जैसे कि किराया और उपयोगिताएं, को अलग-अलग लाइन मदों के रूप में आवंटित करने के बजाय सीधे व्यय खाते में दर्ज किया जाता है।
कंपनी के पास व्यय खाते में डाले जाने वाले व्यक्तिगत व्ययों के संबंध में सख्त नियम हैं, जिसके लिए अन्य मानदंडों के अलावा लाइन मैनेजर या पर्यवेक्षक की स्पष्ट अनुमति की आवश्यकता होती है।
कर्मचारी के व्यय खाते पर किए गए व्यय लेखा एवं वित्त विभाग द्वारा लेखापरीक्षा के अधीन होते हैं, जहां किसी भी अनियमितता या अशुद्धि के परिणामस्वरूप बर्खास्तगी सहित अनुशासनात्मक कार्रवाई हो सकती है।
कंपनी अपनी व्यय नीति को कर्मचारी पुस्तिका और विभिन्न प्रशिक्षण सत्रों के माध्यम से सभी कर्मचारियों तक पहुंचाती है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि हर कोई व्यय प्रबंधन में अपनी भूमिका और उसके परिणामों को समझ सके।
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