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शब्द "form letter" एक पूर्व-लिखित, मानकीकृत पत्र को संदर्भित करता है जिसका उपयोग विशिष्ट उद्देश्यों के लिए किया जाता है और कई प्राप्तकर्ताओं को भेजा जाता है। फॉर्म लेटर की अवधारणा 19वीं शताब्दी से चली आ रही है जब व्यवसायों ने नियमित पूछताछ या अनुरोधों का जवाब देने के लिए इसी तरह के पत्रों का उपयोग करना शुरू किया था। इन पत्रों को आम तौर पर "standard form letters" या "फॉर्म बिजनेस लेटर" कहा जाता था। "form letter" शब्द ने 20वीं शताब्दी की शुरुआत में लोकप्रियता हासिल की क्योंकि मुद्रण प्रौद्योगिकी में प्रगति ने इन मानकीकृत संचारों का बड़े पैमाने पर उत्पादन और वितरण करना आसान बना दिया। फॉर्म लेटर का उपयोग विशेष रूप से व्यावसायिक दुनिया में प्रचलित हो गया, जहाँ कंपनियाँ ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं या कर्मचारियों को पत्र भेजती थीं, जिसमें स्थिरता और दक्षता सुनिश्चित करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग किया जाता था। समय के साथ, फॉर्म लेटर की अवधारणा व्यावसायिक दुनिया से आगे बढ़ गई और राजनीतिक अभियानों, धन उगाहने की अपील और नौकरी के आवेदनों जैसे विभिन्न अन्य संदर्भों में इसका उपयोग किया जाने लगा। आज, फॉर्म लेटर का व्यापक रूप से डिजिटल संचार में उपयोग किया जाता है, जहाँ उन्हें अक्सर "टेम्पलेट ईमेल" या "डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ" कहा जाता है। चाहे व्यवसायिक, राजनीतिक या व्यक्तिगत संदर्भ हो, फॉर्म पत्र एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं तक नियमित संदेश पहुंचाने के लिए सुविधाजनक और कुशल तरीका बने हुए हैं।
कंपनी रिफंड मांगने वाले सभी ग्राहकों को एक मानक पत्र भेजती है, जिसमें वापसी नीति की व्याख्या की जाती है तथा अगले कदमों की रूपरेखा दी जाती है।
कई राजनेताओं को अपने मतदाताओं से बड़ी संख्या में पत्र प्राप्त होते हैं, जिनमें सभी में समान चिंताएं और अनुरोध व्यक्त किए जाते हैं।
संगठन का समाचार-पत्र मासिक ईमेल के रूप में भेजा जाता है, जिसमें हाल की घटनाओं की जानकारी और कार्रवाई के लिए आह्वान शामिल होता है।
नौकरी के लिए आवेदन प्रक्रिया में फॉर्म पत्र के साथ बायोडाटा और अन्य सहायक दस्तावेज जमा करना आवश्यक है।
यह चैरिटी एक पत्र के रूप में वार्षिक दान अपील भेजती है, जिसमें समर्थकों से महत्वपूर्ण परियोजनाओं के वित्तपोषण हेतु उदारतापूर्वक दान देने का आग्रह किया जाता है।
राजनेता के कार्यालय को मतदाताओं से अनेक पत्र प्राप्त होते हैं, जिनमें कठोर बंदूक नियंत्रण कानून की वकालत की जाती है।
ग्राहकों को भेजे जाने वाले कंपनी के धन्यवाद पत्र व्यक्तिगत ईमेल के रूप में स्वचालित रूप से तैयार किए जाते हैं।
यह गैर-लाभकारी संगठन साप्ताहिक समाचार पत्र के रूप में नौकरी के अवसरों की सूची भेजता है, जिसमें अन्य संगठन समाचार भी शामिल होते हैं।
विश्वविद्यालय स्वीकृत छात्रों को एक प्रवेश पत्र भेजता है, जिसमें नामांकन के लिए शर्तें और आवश्यकताएं बताई जाती हैं।
संगठन अपने सदस्यों को समाचार पत्र के रूप में नियमित अपडेट भेजता है, जिसमें समाचार और आगामी कार्यक्रम साझा किए जाते हैं।
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